Положение о передаче дел при увольнении. Передача дел при увольнении. Акт передачи дел

Акт о приеме-передачи дел

Открыть в формате Word

Акт о передаче-приеме дел составляется при освобождении должности по причине увольнения работника, перевода на другую работу и т.д.

Основанием для его составления являются распорядительные документы о причинах передачи-приема дел. Акт составляется комиссией, состав которой утверждается приказом руководителя организации. Фамилии членов комиссии и присутствующих лиц указываются в акте в алфавитном порядке.

В тексте акта описываются проделанная работа и ее результаты. Как правило, он состоит из перечня конкретных пунктов. Количество экземпляров акта о передаче-приеме определяется количеством заинтересованных сторон. Все дополнения к нему оформляются в виде приложения. Акт скрепляется подписями принимающей и сдающей сторон, председателя комиссии, членов комиссии и передается на утверждение руководителю организации.

Акт

Приемки-передачи документов, информационных баз, иных активов и сведений по текущему состоянию дел

Комиссия в составе:

Председателя - зам.директора по кадрам Ивановой В.В.,

членов комиссии: аудитора ООО Аудит ПБ Минецкого В.И. гл. инженера Матушкина И.И. начальника ИТО Дмитрусева В.В. зам.гл. бухгалтера Юрьевой Т.А.

в связи с (увольнением. принятием. иными причинами)

увольнением гл.бухгалтера Сафроновой И.А.и принятием на должность гл.бухгалтера Анисимова С.С.

составила настоящий акт о нижеследующем:

Анисимовым С.С. приняты. а Сафроновой И.А. переданы

информационные базы: 1С 7.7 Бухгалтерия, 1С 8.1 УПП, Контур, расчеты в формате “EXCEL ”17 файлов, письма в формате “WORD ”- 41файл. Информационные базы и иные данные записаны на диск формата DVD - R по состоянию на 24 июля 2007 года. На данном диске стоят подписи членов комиссии и подписи передающего и принимающего лиц.

иные активы: печать организации Для финансовых документов, штампы Погашено, Принято от ________199_г., чековая книжка с неиспользованными чеками № БН9662317 по №БН9662325, пластиковые карты бывших работников Чурова, Ишмухаметова, топливные пластиковые карты №№3909801000000005647, 3909801000000005638, 3909801000000005635, ключи от двух сейфов, находящихся в кабинете гл.бухгалтера в количестве четырех штук;ключи от сейфа, находящегося в кабинете бухгалтерия в количестве одной штуки, ключи от кабинета гл.бухгалтера в количестве двух штук;не снятые с учета в ИНФС (и неиспользуемые ККМ) в количестве двух штук.

сведения по текущему состоянию дел: отчетность за 1полугодие 2007 года сдана, но регламентированный бухгалтерский баланс за 1 полугодие 2007 года в программе 1С 8.1 УПП имеет расхождение между активом и пассивом на 353 тыс. руб. выручка по отчету о прибылях и убытках за данный период не соответствует сумме облагаемого оботора и налога в декларациях по НДС за 1 и 2 квартал (при отсутствии необлагаемых операций) на 10871 тыс.руб. (в форме №2 больше);данные отчета движения денежных средств за 1полугодие 2007 не соответствуют с реальными остатками и оборотами на начало и конец периода.

При этом отчетность сдавалась через Контур с помощью ручных корректировок. Фактически, распечатанная и подписанная отчетность за 1полугодие 2007 года соответствует с данными программы1С 8.1 УПП только по четырем показателям (касса, банк, задолженность по заработной плате в балансах и выручка по отчету о прибылях и убытках).

Инвентаризация с октября 2006 года проводились в части учета материалов, однако они не были отражены в учете по причине отказа всех подотчетных лиц от подписи (всвязи с несогласием с входными остатками, отраженными в бухгалтерии).

Иные инвентаризации в период 2006-2007 годов не проводились.

При сверке аудитором остатков по расчетным счетам с выписками банка было обнаружено, что эти данные не соответствуют на сумму 827 руб. с мая 2007года (т.е.,по выпискам банка сумма меньше).

Также имеются без ответа зарегистрированные секретарем письма ИФНС, статистики, ПФ и ФСС тринадцать требований о разъяснений расхождений по формам отчетности,

Также не закончены акты сверки расчетов с основным контрагентом ОАО БратскГэсСтрой по причине расхождений в 2006 и 2007 годах около 217 тыс.руб.

Гл.бухгалтер Сафронова И.А. рекомендует предоставить уточненные декларации за 1 квартал и 2 квартал по НДС, прибыли, имуществу всвязи с нахождением ею ошибок. Расчет приложен к настоящему акту. Остальная отчетность сдана полностью и в сроки. Рекомендуется пользоваться календарем бухгалтера.

Примечания: гл.бухгалтер Сафронова И.А. сообщила что ей неизвестно, где находится любая техническая и регистрационная документация на все ККМ, а так же на любые основные средства организации, т.к. при принятии должности ею в марте 2006 года никем акт передачи должности не составлялся. При этом, при принятии должности ею уже никакая отчетность а программе 1С 8.1 УПП не имела взаимоувязки и организация постоянно имела штрафы за нарушения бухгалтерского и налогового учетов. По поводу нахождения в сейфе пластиковых карт бывших работников гл.бухгалтер Сафронова И.А. сообщила, что они были в сейфе, когда она впервые приступила к работе и более ничего пояснить не может. По факту хранения топливных пластиковых карт в сейфе у главного бухгалтера, было также пояснено, что их учет с момента внедрения в 2007 году обязан был вести зав.гаражом. Всего этих карт было 20 штук, но в настоящий момент достоверно определить их реальное количество и местонахождение невозможно, т.к. завгар утверждает, что у него (и у водителей) их 12 штук.

Председатель комиссии: Иванова В.В.

передача дел

Свиток: Главбух принимает дела

ГЛАВБУХ ПРИНИМАЕТ ДЕЛА: АЛГОРИТМ ДЕЙСТВИЙ

Каждый главный бухгалтер волнуется перед выходом на новое место работы. Ведь предстоит оперативно включиться в деятельность организации, установить отношения с руководством и коллективом. Но сначала нужно принять дела у прежнего главного бухгалтера. Хорошо, если он еще работает, а то нередко бывает, что к моменту прихода нового главного бухгалтера его предшественник уже уволился.

Процедура передачи дел от увольняющегося главного бухгалтера к его преемнику действующим законодательством не регламентирована. В п. 6 Положения о главных бухгалтерах, утвержденного Постановлением Совета Министров СССР от 24.01.1980 N 59, говорится, что прием и сдача дел при назначении и освобождении главного бухгалтера оформляются актом. Причем делается это после проверки состояния бухгалтерского учета и отчетности.

Хотя указанный документ принят давно, он по-прежнему применяется в части, не противоречащей Федеральному закону от 21.11.1996 N 129-ФЗ О бухгалтерском учете (далее - Закон N 129-ФЗ). Ведь в ст. 19 Закона N 129-ФЗ говорится, что нормативные акты по бухгалтерскому учету, изданные до вступления в силу данного Закона, действуют в части, не противоречащей ему.

Как происходит передача дел

На практике возможно несколько вариантов развития событий. Наиболее благоприятный для нового главного бухгалтера - принять дела непосредственно у прежнего руководителя бухгалтерии. То есть увольняющийся и новый главные бухгалтеры какое-то время работают вместе.

Понятно, что у организации не может быть одновременно двух главных бухгалтеров. Как тогда оформить трудовые отношения? Если новый главный бухгалтер не возражает, работодатель может принять его сначала на другую вакантную должность, например на должность заместителя или первого заместителя главного бухгалтера, а после увольнения прежнего руководителя бухгалтерии назначить на освободившуюся должность.

Примечание. Главный бухгалтер назначается на должность и освобождается от нее руководителем организации (п. 1 ст. 7 Закона N 129-ФЗ).

Другой вариант - нового работника сразу принять на работу в качестве главного бухгалтера, а уходящего главного бухгалтера на период передачи дел перевести на какую-то иную должность, например на должность заместителя финансового директора.

К сожалению, у каждого из заявленных вариантов есть свои недостатки. Скорее всего, новый главный бухгалтер вряд ли согласится числиться заместителем главного бухгалтера, даже временно. А уходящий главный бухгалтер, переведенный на должность заместителя финансового директора, вполне может передумать увольняться. Так что использовать предложенные варианты оформления можно, только если ни одна из сторон не возражает против этого.

Бывает, что на место уходящего главного бухгалтера переводят кого-то из сотрудников бухгалтерии. В таком случае никаких проблем с оформлением не возникает. Более того, процедура передачи дел значительно упрощается. Ведь работник уже в курсе текущих событий, знаком с руководством, коллективом, контрагентами организации и наверняка сам вел какие-то участки учета. Поэтому вникнуть в работу ему, скорее всего, будет гораздо легче, чем работнику, пришедшему со стороны.

Нередко к моменту увольнения главного бухгалтера замену ему подыскать не успевают. Организация вынуждена отпустить главного бухгалтера. Но кто будет принимать у него дела?

В подобной ситуации генеральный директор должен назначить сотрудника, который временно (до приема на работу нового главного бухгалтера) будет исполнять обязанности главного бухгалтера. Таким сотрудником, например, может быть заместитель главного бухгалтера или финансовый директор. Кроме того, руководитель организации вправе возложить обязанности главного бухгалтера на себя. Соответственно принять дела у увольняющегося главного бухгалтера должен работник, назначенный временно исполняющим обязанности главного бухгалтера, либо сам директор.

Примечание. Главный бухгалтер подчиняется непосредственно руководителю организации (п. 2 ст. 7 Закона N 129-ФЗ).

Примечание. По каким основаниям работодатель вправе уволить главного бухгалтера

Главный бухгалтер организации, как и любой другой сотрудник, является наемным работником. Трудовой договор с ним может быть заключен на определенный (не более пяти лет) или неопределенный срок. Если с главным бухгалтером заключен срочный трудовой договор, он, как правило, прекращается в связи с истечением срока его действия (ст. 79 ТК РФ). Об этом работник должен быть предупрежден в письменной форме не менее чем за три календарных дня до увольнения.

Трудовой договор с главным бухгалтером, как срочный, так и заключенный на неопределенный срок, может быть прекращен по тем же основаниям, что и трудовые договоры с другими работниками. Эти основания перечислены в ст. ст. 77 - 81, 83 и 84 ТК РФ.

Кроме того, работодатель вправе расторгнуть трудовой договор с главным бухгалтером еще по двум особым основаниям:

В случае принятия главным бухгалтером необоснованного решения, повлекшего за собой нарушение сохранности имущества, неправомерное его использование или иной ущерб имуществу организации (п. 9 ст. 81 ТК РФ);

Смены собственника имущества организации (п. 4 ст. 81 ТК РФ). При этом в соответствии со ст. 181 Трудового кодекса новый собственник обязан выплатить главному бухгалтеру компенсацию в размере не ниже трех его средних месячных заработков.

Ответ на вопрос, что следует понимать под сменой собственника имущества организации, содержится в п. 32 Постановления Пленума ВС РФ от 17.03.2004 N 2. Итак, смена собственника имущества организации представляет собой переход (передачу) права собственности на имущество организации от одного лица к другому лицу (другим лицам). Причем уволить руководящего работника или главного бухгалтера на основании п. 4 ст. 81 ТК РФ можно лишь в случае смены собственника имущества организации в целом. Так, указанных работников нельзя уволить при изменении подведомственности (подчиненности) организации, если при этом не произошла смена собственника ее имущества.

Более того, изменение состава участников (акционеров) общества не является основанием для расторжения трудового договора согласно п. 4 ст. 81 ТК РФ. Дело в том, что собственником имущества, созданного за счет вкладов учредителей (участников) хозяйственного общества, а также произведенного и приобретенного обществом в процессе деятельности, является само общество. Его участники в силу абз. 2 п. 2 ст. 48 ГК РФ имеют лишь обязательственные права в отношении данного юридического лица. Значит, при изменении состава участников (акционеров) хозяйственного общества собственником имущества по-прежнему остается само общество, то есть смены собственника имущества не происходит.

Еще одна возможная ситуация - увольнение главного бухгалтера малого предприятия, который самостоятельно вел весь учет и был единственным бухгалтером в организации. В этом случае принять дела должен также руководитель организации, поскольку именно он несет ответственность <1>за организацию бухгалтерского учета в компании и соблюдение законодательства при выполнении хозяйственных операций (п. 1 ст. 6 Закона N 129-ФЗ).

<1>Об ответственности главного бухгалтера читайте в статье За что можно привлечь к ответственности главного бухгалтера // РНК, 2009, N 7. - Примеч. ред.

Вне зависимости от конкретных обстоятельств процедуру передачи дел новому главному бухгалтеру можно разделить на следующие этапы:

Назначение руководителем организации сроков приема-передачи дел и лиц, ответственных за это;

Инвентаризация имущества, обязательств и наличных денежных средств в кассе организации;

Собственно передача дел, в том числе передача первичной документации, регистров бухгалтерского и налогового учета, бухгалтерской и налоговой отчетности;

Проверка состояния учета и отчетности (может проводиться как до, так и после подписания акта приема-передачи дел);

Оформление акта приема-передачи дел.

Примечание. Максимальная продолжительность испытательного срока для главного бухгалтера - шесть месяцев (ст. 70 ТК РФ).

Приказ о приеме-передаче дел

Передача дел от увольняющегося к новому главному бухгалтеру начинается с издания руководителем организации соответствующего приказа (распоряжения). В нем следует указать:

Лиц, ответственных за прием и передачу дел (как правило, это новый и прежний главные бухгалтеры). Если на момент увольнения главного бухгалтера замена ему еще не найдена, в приказе указывается лицо, которое будет принимать дела;

Сроки приема-передачи дел;

Разграничение полномочий и обязанностей между прежним и новым главными бухгалтерами (если какой-то период времени они будут работать вместе);

Дату, на которую должны быть завершены учетные процессы за истекший период;

Порядок проведения и документального оформления процедуры приема-передачи дел.

Примечание. В приказе о передаче дел можно предусмотреть, что в случае совместной работы нового и прежнего главных бухгалтеров все банковские, кассовые и иные расчетные документы оформляются только по согласованию с новым главным бухгалтером.

Срок, в течение которого дела должны быть переданы новому главному бухгалтеру или другому ответственному лицу, определяется в зависимости от объема работы, но не может превышать двух недель. Ведь главный бухгалтер, как и любой другой работник, имеет право расторгнуть трудовой договор, предупредив об этом работодателя в письменной форме не позднее чем за две недели (ст. 80 ТК РФ).

Что касается даты, на которую должны быть завершены учетные процессы за истекший период, ее обычно устанавливают исходя из сроков представления бухгалтерской отчетности и налоговых деклараций. Это необходимо, чтобы разграничить ответственность принимающего и передающего дела. Так, если главный бухгалтер увольняется в апреле 2009 г. в приказе о приеме-передаче дел может быть указано, что он отвечает за сдачу бухгалтерской и налоговой отчетности за I квартал 2009 г. а новый главный бухгалтер несет ответственность за отражение в учете хозяйственных операций, осуществленных после 31 марта 2009 г. и представление отчетности начиная с апреля 2009 г. а также за II квартал и полугодие.

Примечание. Должностные обязанности главного бухгалтера и требования к его квалификации изложены в Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденном Постановлением Минтруда России от 21.08.1998 N 37.

Руководитель организации вправе создать специальную комиссию по приему-передаче дел. Это необходимо, если во время передачи дел были, например, выявлены серьезные нарушения в работе бухгалтерии. В состав комиссии обычно включаются работники бухгалтерии (заместитель главного бухгалтера, бухгалтер-кассир или бухгалтеры, отвечающие за ведение конкретных участков учета, например за расчет заработной платы), а также сотрудники иных подразделений организации (заведующий складом, начальник производства, главный технолог и т.п.), материально ответственные лица. При смене главного бухгалтера в филиале или обособленном подразделении компании к работе такой комиссии целесообразно привлечь главного бухгалтера головной организации.

Создание комиссии по приему-передаче дел оформляется приказом (распоряжением) руководителя организации. В этом документе следует оговорить полномочия и регламент работы данной комиссии.

Кроме того, чтобы оценить реальное состояние дел в бухгалтерии, директор имеет право пригласить аудиторов. Естественно, этот вариант позволяет выявить и исправить ошибки, допущенные ранее в бухгалтерском учете и при исчислении или уплате налогов. Таким образом, новый главный бухгалтер сможет начать работу как бы с чистого листа, то есть он будет уверен, что в предыдущих периодах нет каких-либо ошибок и неточностей. Однако привлечение аудиторов потребует, во-первых, дополнительных финансовых затрат, а во-вторых, более длительного времени на прием-передачу дел. Несмотря на названные факторы, рекомендуем все-таки обратиться к помощи аудиторов, если на момент передачи дел в компании уже несколько лет не было налоговых проверок.

Инвентаризация имущества и обязательств

Провести инвентаризацию всего имущества и обязательств организации при смене главного бухгалтера обычно бывает невозможно. Подобная процедура не предусмотрена действующим законодательством, а ее проведение, скорее всего, потребует значительных трудовых и временных затрат. Но, с другой стороны, инвентаризация является надежным способом контроля и проверки. Поэтому рекомендуем провести хотя бы выборочную инвентаризацию имущества и обязательств организации.

Случаи, когда инвентаризация обязательна, перечислены в п. 2 ст. 12 Закона N 129-ФЗ. Напомним лишь те из них, которые могут иметь отношение к увольнению главного бухгалтера:

Смена материально ответственных лиц;

Выявление фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;

Реорганизация или ликвидация организации.

Примечание. Проведение инвентаризации обязательно перед составлением годовой бухгалтерской отчетности (п. 2 ст. 12 Закона N 129-ФЗ).

Как правило, главный бухгалтер не является материально ответственным лицом. Поэтому проводить инвентаризацию имущества организации при его увольнении не обязательно.

Вместе с тем в трудовом договоре с главным бухгалтером может быть установлена его материальная ответственность в полном размере причиненного работодателю ущерба (абз. 10 ст. 243 ТК РФ). Например, полную материальную ответственность возлагают на главного бухгалтера малого предприятия, выполняющего и обязанности кассира. В подобной ситуации нужно обязательно провести инвентаризацию денежных средств в кассе.

Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств утверждены Приказом Минфина России от 13.06.1995 N 49. Результаты инвентаризации наличных денежных средств оформляются актом по форме N ИНВ-15, а при инвентаризации ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности составляется инвентаризационная опись по форме N ИНВ-16 <2>.

<2>Формы N N ИНВ-15 и ИНВ-16 утверждены Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N 88.

Отметим, что инвентаризацию денежных средств в кассе целесообразно проводить всегда, когда происходит смена главного бухгалтера, независимо от того, выполняет ли главный бухгалтер обязанности кассира и является ли он материально ответственным лицом.

Кроме того, в процессе передачи дел целесообразно также сверить расчеты с бюджетом и внебюджетными фондами.

Прием-передача дел

Прием-передача дел заключается в непосредственной передаче прежним главным бухгалтером первичных учетных документов, регистров бухгалтерского и налогового учета, бухгалтерской и налоговой отчетности и других документов.

Обратите внимание! Нужно ли уведомить налоговую инспекцию

Из всех должностных лиц организации в ЕГРЮЛ содержатся сведения только об одном из них - имеющем право действовать от имени юридического лица без доверенности. Согласно Федеральным законам от 26.12.1995 N 208-ФЗ Об акционерных обществах и от 08.02.1998 N 14-ФЗ Об обществах с ограниченной ответственностью таким правом, как правило, обладает единоличный исполнительный орган общества - директор, генеральный директор, президент и др. Организация обязана своевременно уведомлять регистрирующие (налоговые) органы о смене указанного лица и об изменении сведений о нем. Основание - п. п. 1 и 5 ст. 5 Федерального закона от 08.08.2001 N 129-ФЗ О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей.

Главный бухгалтер не относится к лицам, действующим от имени организации без доверенности. Более того, в Налоговом кодексе не содержится требование о представлении в налоговые органы сведений о главном бухгалтере. Значит, и сообщать в налоговую инспекцию о смене главного бухгалтера компания не обязана.

Несмотря на это, многие налоговые инспекции все-таки требуют извещать их об увольнении главного бухгалтера и приеме (переводе) на эту должность нового (другого) сотрудника. Ведь сведения о главном бухгалтере они заносят в свою базу данных по налогоплательщикам. Следовательно, получить на руки документы в налоговой инспекции (акты сверки по расчетам с бюджетом, решения, уведомления, требования), не предъявляя доверенности от организации, сможет только то лицо, которое указано в базе данных как главный бухгалтер. Кроме того, главный бухгалтер подписывает отчетность и налоговые декларации. Поэтому во избежание ненужных разногласий с налоговой инспекцией рекомендуем поставить ее в известность о том, что в организации сменился главный бухгалтер. Сделать это можно, направив в налоговую инспекцию письмо, составленное в произвольной форме. К нему нужно приложить копию приказа о назначении главного бухгалтера, заверенную руководителем организации. В письме следует указать фамилию, имя, отчество (полностью) нового главного бухгалтера, его паспортные данные и ИНН (при наличии), а также дату вступления в должность.

На дату, которая установлена в приказе (распоряжении) о приеме-передаче дел, должны быть завершены учетные процессы за истекший период и сформированы все необходимые записи, распечатаны регистры бухгалтерского и налогового учета, составлена и представлена в налоговые органы бухгалтерская и налоговая отчетность. Первичная документация за этот период должна быть подшита в папки (дела) согласно номенклатуре дел, применяемой в организации, а документы за прошлые отчетные периоды должны быть прошиты (переплетены) и сданы на хранение.

Примечание. Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень наименований дел и журналов (книг) регистрации, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения.

По общему правилу, установленному в ст. 17 Закона N 129-ФЗ, организации обязаны хранить <3>первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность не менее пяти лет. Сроки хранения конкретных видов документов приведены в Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, который утвержден Росархивом 6 октября 2000 г. Так, годовую бухгалтерскую отчетность и годовые налоговые декларации необходимо сохранять не менее десяти лет.

<3>Подробнее о том, как правильно хранить и уничтожать налоговые и бухгалтерские документы, читайте в статье Беречь нельзя выкидывать, или Сроки хранения документов // РНК, 2009, N 6. - Примеч. ред.

Налоговые органы вправе проверить деятельность организации за три календарных года, предшествующих году вынесения решения о проведении проверки (п. 4 ст. 89 НК РФ). Следовательно, для целей налогового учета организация обязана сохранять документы, относящиеся к проверяемому периоду. Как правило, это те же первичные документы, которые служат основанием для отражения хозяйственных операций в бухгалтерском учете.

Главный бухгалтер, принимая дела от предшественника, должен убедиться в наличии первичных документов, бухгалтерской, налоговой и статистической отчетности и иных документов, необходимых для расчета налогов и отражения операций в бухгалтерском учете. Особое внимание следует уделить книгам покупок и книгам продаж за истекшие налоговые периоды, а также журналам учета полученных и выставленных счетов-фактур.

Примечание. Требования главного бухгалтера по документальному оформлению хозяйственных операций и представлению в бухгалтерию необходимых документов и сведений обязательны для всех работников организации (п. 3 ст. 7 Закона N 129-ФЗ).

Кроме того, передаются книги и журналы регистрации, которые ведутся в организации, например журналы регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма N КО-3), кассовые книги (форма N КО-4 <4>), журналы кассира-операциониста (форма N КМ-4 <5>), книга выдачи доверенностей, журнал регистрации путевых листов.

<4>Формы N N КО-3 и КО-4 утверждены Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N 88.

<5>Утверждена Постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 N 132.

Если функции кассира выполняет главный бухгалтер (например, на малом предприятии), прежний главный бухгалтер обязан передать не только документы, но и денежную наличность, банковские чековые книжки, бланки документов строгой отчетности, ключи от сейфа и кассы.

Примечание. Не забудьте переоформить банковские карточки с образцами подписей и оттиска печати!

Допустим, в ходе передачи дел выяснилось, что какие-то из документов или журналов (книг) отсутствуют либо утеряны. Новый главный бухгалтер должен уведомить об этом руководителя организации, а также указать недостающие документы в акте приема-передачи дел. Если речь идет о журнале (книге), его следует завести в тот день, когда данное нарушение было выявлено.

Проверка состояния учета и отчетности

Очевидно, что каждый главный бухгалтер, приступающий к обязанностям на новом месте работы, заинтересован в тщательной проверке состояния бухгалтерского и налогового учета в организации, а также в оценке достоверности отчетности, представленной за прошедшие периоды. Конечно, новому главному бухгалтеру проще, если для такой проверки компания пригласит аудиторов. Но если это невозможно, проверять учет и отчетность ему придется самостоятельно либо с помощью сотрудников бухгалтерии и других отделов организации. На что при этом нужно обратить внимание?

Буква закона. Требования, предъявляемые к учетной политике организации

Принимая дела, главный бухгалтер обязан проверить, отвечает ли учетная политика, принятая в компании, требованиям, установленным в п. 6 ПБУ 1/2008. Учетная политика любой организации должна обеспечивать:

Полноту отражения в бухгалтерском учете всех фактов хозяйственной деятельности (требование полноты);

Своевременное отражение фактов хозяйственной деятельности в бухгалтерском учете и бухгалтерской отчетности (требование своевременности);

Большую готовность к признанию в бухгалтерском учете расходов и обязательств, чем возможных доходов и активов, не допуская создания скрытых резервов (требование осмотрительности);

Отражение в бухгалтерском учете фактов хозяйственной деятельности исходя не столько из их правовой формы, сколько из экономического содержания фактов и условий хозяйствования (требование приоритета содержания перед формой);

Тождество данных аналитического учета оборотам и остаткам по счетам синтетического учета на последний календарный день каждого месяца (требование непротиворечивости);

Рациональное ведение бухгалтерского учета исходя из условий хозяйственной деятельности и величины организации (требование рациональности).

Примечание. С 1 июля 2009 г. учредительный договор будет исключен из числа учредительных документов общества с ограниченной ответственностью.

Кроме того, целесообразно ознакомиться с протоколами собраний учредителей (акционеров) и совета директоров (наблюдательного совета), свидетельством о государственной регистрации, свидетельствами о постановке на учет в налоговом органе, документами о регистрации контрольно-кассовой техники. Указанная документация позволит получить представление о структуре компании, составе учредителей (участников, акционеров), количестве и местонахождении обособленных подразделений, если таковые имеются.

Затем следует разобраться в распределении обязанностей между сотрудниками бухгалтерии, системе документооборота, применяемой в организации, и в порядке обмена информацией между подразделениями (особенно при наличии филиалов).

Далее необходимо удостовериться в наличии приказов об учетной политике для целей бухгалтерского учета и налогообложения. Отметим, что организация не обязана утверждать такой приказ на каждый календарный год. Ведь предполагается, что учетная политика, принятая компанией, применяется последовательно от одного отчетного года к другому (п. 5 ПБУ 1/2008 и ст. 313 НК РФ). В случае необходимости в учетную политику вносятся изменения, которые оформляются отдельным приказом.

Примечание. Ежегодное утверждение учетной политики не противоречит действующему законодательству.

Новому главному бухгалтеру нужно внимательно изучить содержание приказа (приказов) об учетной политике, выяснить, какие методы (способы) учета использовались ранее и применяются сейчас. На основании положений учетной политики бухгалтер проверяет, соблюдались ли на практике принципы, прописанные в данном документе, правильно ли отражены хозяйственные операции в бухгалтерском и налоговом учете.

Если в организации использовались неунифицированные формы первичных документов, необходимо проверить, были ли они утверждены надлежащим образом. Напомним, что документы, формы которых не предусмотрены в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, должны содержать обязательные реквизиты, перечисленные в п. 2 ст. 9 Закона N 129-ФЗ, и утверждаться приказом руководителя в качестве приложения к учетной политике организации.

Далее следует ознакомиться со списками лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов и счетов-фактур, а также списками подотчетных лиц организации. Скорее всего, новый главный бухгалтер будет включен в указанные списки, поэтому они должны быть своевременно скорректированы. Напомним, что список лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером (п. 3 ст. 9 Закона N 129-ФЗ).

После этого проводится проверка бухгалтерской и налоговой отчетности, а также отчетности во внебюджетные фонды за истекшие периоды. При первом ознакомлении с отчетностью целесообразно удостовериться в ее наличии и проверить, соблюдались ли сроки представления.

Допустим, организация работает уже много лет, объем отчетности достаточно велик. В подобной ситуации рекомендуем провести хотя бы выборочную проверку. Причем следует подробно изучить отчетность за три последних календарных года и за текущий год, то есть за периоды, которые налоговая инспекция имеет право проверить.

Примечание. В рамках выездной налоговой проверки может быть проверен период, не превышающий трех календарных лет, предшествующих году, в котором вынесено решение о проведении проверки (п. 4 ст. 89 НК РФ).

Если в организации проводились налоговые или аудиторские проверки, новому главному бухгалтеру полезно ознакомиться с актами налоговых проверок, решениями, вынесенными по результатам рассмотрения материалов налоговых проверок, и аудиторскими заключениями за последние три года. Нужно также посмотреть акты сверки по расчетам с бюджетом и внебюджетными фондами и, как уже говорилось, обязательно сверить с ними платежи на текущую дату.

К сожалению, принимая дела, новый главный бухгалтер вряд ли успеет полностью проверить бухгалтерский и налоговый учет организации. Поэтому особое внимание рекомендуем обратить на операции текущего года. Ведь по большинству налогов (налог на прибыль, ЕСН, налог на имущество) налоговым периодом является календарный год. Значит, новому главному бухгалтеру придется подавать налоговые декларации в целом за год, то есть и за те периоды, когда он еще не работал в организации.

Минфин России недавно разъяснил, что главного бухгалтера нельзя привлечь ни к административной ответственности за нарушение правил ведения бухгалтерского учета, ни к уголовной ответственности за уклонение от уплаты налогов, если эти нарушения были допущены его предшественником (Письмо от 23.10.2008 N 03-02-08/20). В подтверждение данной позиции приведены следующие аргументы. В п. 1 ст. 1.5 КоАП РФ установлено, что лицо может быть привлечено к административной ответственности только за те административные правонарушения, в отношении которых установлена его вина. Уклонение от уплаты налогов и сборов возможно только при наличии прямого умысла с целью полной или частичной их неуплаты (п. 8 Постановления Пленума ВС РФ от 28.12.2006 N 64). Очевидно, что новый главный бухгалтер не может быть виноват (иметь умысел) в нарушениях, совершенных лицом, занимавшим данную должность до него.

Примечание. За грубое нарушение правил ведения бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности на главного бухгалтера может быть наложен административный штраф в размере от 2000 до 3000 руб. (ст. 15.11 КоАП РФ).

Новому главному бухгалтеру следует также поинтересоваться, не находится ли организация в процессе судебного разбирательства с контрагентами, сотрудниками или контролирующими органами. Возможно, что и к самой организации кто-то предъявил претензии.

Составление акта приема-передачи дел

Заключительный этап передачи дел от увольняющегося к новому главному бухгалтеру - оформление акта приема-передачи. В нем указывают все существенные моменты, характеризующие состояние дел в бухгалтерии на дату передачи. Если в ходе передачи дел были выявлены ошибки либо обнаружено, что какие-то документы отсутствуют, необходимо отразить это в акте приема-передачи, а ошибки исправить и при необходимости представить уточненные налоговые декларации. Порядок внесения изменений в налоговые декларации изложен в ст. 81 НК РФ.

Допустим, новый руководитель бухгалтерии успел лишь выборочно ознакомиться с документами, бухгалтерскими и налоговыми регистрами. Однако он выявил многочисленные недочеты или даже нарушения в ведении бухучета или расчете налогов. В этом случае главный бухгалтер может порекомендовать руководству провести аудиторскую проверку.

Поскольку порядок приема-передачи дел не регламентирован нормативными документами и форма акта приема-передачи дел не утверждена, его составляют в произвольной форме. Образец акта приведен на рисунке (см. с. 52 - 53). В нем, в частности, отражаются:

Фамилии, имена и отчества лиц, сдающих и принимающих дела;

Дата и номер приказа (распоряжения) руководителя организации, на основании которого проводилась передача дел;

Наименования и количество переданных документов (дел, папок или подшивок), хранящихся в бухгалтерии;

Наименования и количество переданных дел (папок или подшивок), находящихся на хранении в архиве;

Серии и номера неиспользованных банковских чеков;

Наименования и реквизиты неиспользованных бланков строгой отчетности;

Номер последней выданной доверенности на получение товарно-материальных ценностей.

Образец акта приема-передачи документов

Утверждаю

Генеральный директор

ООО Сахалин

Лампочкин

--------- (В.В. Лампочкин)

Акт приема-передачи

документов ООО Сахалин

В соответствии с приказом от 13.04.2009 N 48-к в период с 15 по 28

апреля 2009 г. Иванова Инна Павловна, главный бухгалтер, передала, а

2009 г. исполняющая обязанности главного бухгалтера), приняла круглую

печать и угловой фирменный штамп ООО Сахалин, четыре банковские чековые

книжки (неиспользованные чеки с N АВ 6660013 по N АВ 6660020), а также

следующие документы ООО Сахалин:

N Наименование документов (дел, папок) Количество

Документы, хранящиеся в бухгалтерии ООО Сахалин

1 Приказы об учетной политике для целей бухгалтерского 1 папка

учета и налогообложения на 2006 - 2009 гг.

2 Должностные инструкции работников бухгалтерии 1 папка

3 Бухгалтерская, налоговая (налоговые декларации и 4 папки

расчеты) и статистическая отчетность за 2006 - 2008 гг.

и за I квартал 2009 г.

4 Отчетность в ПФР (документы персонифицированного учета) 4 папки

и ФСС РФ (расчетные ведомости и другие документы) за

2006 - 2008 гг. и за I квартал 2009 г.

5 Документы по камеральным и выездным налоговым проверкам, 1 папка

проверкам внебюджетных фондов за 2006 - 2009 гг.

6 Акты сверок с бюджетом и внебюджетными фондами за 2006 - 2 папки

7 Инвентаризационные описи и акты, акты сверок с 3 папки

контрагентами за 2006 - 2009 гг.

Бланки: Приказ о приеме-передаче дел

15.06.2006 № 56 ОК

О ПРИЕМЕ-ПЕРЕДАЧЕ ДЕЛ

В связи с увольнением главного бухгалтера Глушко Д.П. ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Заместителя главного бухгалтера Усову Лидию Петровну назначить временно исполняющим обязанности главного бухгалтера с 1 июля 2006 г.

2. Для приема-передачи дел создать комиссию из числа работников организации в составе:

Куликов Н.П. - заместитель директора;

Жур Е.Я. - бухгалтер;

Смирнов В.Р. - юрист.

3. Ознакомить вышеперечисленных сотрудников и главного бухгалтера с утвержденным графиком работы комиссии (прилагается).

4. Созданной комиссии совместно с заместителем главного бухгалтера Усовой Л.П. осуществить в период с 16 июня 2006 г. по 30 июня 2006 г. приемку дел с оформлением по ее итогам акта приема-передачи дел.

5. В случае обнаружения комиссией недостач или нарушений привлечь к приему-передаче дел аудиторскую компанию.

6. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.

Приложение: график работы комиссии на 1 (одном) листе.

При уходе с предприятия некоторых категорий сотрудников необходимо сформировать акт передачи дел при увольнении . К таким категориям относятся всевозможные материально ответственные лица, например, главный бухгалтер. И тогда перед руководителем предприятия встает проблема, как составить акт передачи дел при увольнении сотрудника?

Акт передачи дел

Законодательством отдельно не регулируется вопрос того, как составить акт передачи дел при увольнении и какие документы необходимо для этого подготовить. Поэтому руководитель предприятия сам решает, как организовать этот процесс. Однако практика показывает, что он проходит такие стадии:

Составляется приказ о передаче дел при увольнении.
Проведение инвентаризации подотчетной документации.
Проверка документации.
Сама передача.
Составление акта передачи дел и приеме документов.

Если на вакантное место уже принят сотрудник, передача проводится ему, а если нет, то другому уполномоченному работнику либо руководителю предприятия. А когда будет принят новый сотрудник, то в первый же дел все дела передаются ему.

Акт передачи дел при увольнении составляется членами специально созданной комиссии, которая утверждается через издание отдельного приказа. Сам акт передачи дел обязательно должен иметь список фамилий членов комиссии, составленный в алфавитном порядке, а также описание всего процесса учета дел и их передачи. Данный документ может иметь различные дополнения, которые обязательно прилагаются к нему. Его необходимо подписать всем участникам процесса, включая всех членов комиссии. Количество экземпляров зависит от количества участвующих сторон. После составления и подписания акт передачи дел при увольнении отдается руководителю предприятия для утверждения.

Дополнительные документы

Формированию акта передачи дел при увольнении сопутствует составление целого ряда дополнительных документов. Например, приказ о передаче дел, список необходимых документов и т.д. Тем не менее, законодательно не утверждена типовая форма его составления. Поэтому чаще всего акт передачи дел составляется в виде бухгалтерской описи, которая фиксирует правильно ведение документации, а именно:

Документально оформленная система бухучета предприятия.
Правильно оформленный учет движения потока финансов на предприятии.
Документы, подтверждающие денежные операции.
Правильные условия приема, регистрации и хранения денег.
Правильно оформленные договора и прочие финансовые документы.
Классификация и состояние амортизируемого имущества.
Учет и инвентаризация материальных ценностей.
Правильное проведение расчетов с сотрудниками.
Своевременная подача отчетов в налоговые органы.
Правильное хранение и ведение другой бухгалтерской документации.

Процесс передачи дел

Как уже отмечалось раньше, для процесса передачи дел необходимо вначале собрать комиссию, которая составляет и оценивает акт и его сопроводительные документы. После этого составленный документ должен быть завизирован всеми ее членами, увольняющегося сотрудника и того, кому передаются дела. Если они передаются не руководителю, то он отдельно должен ознакомиться с документами и тоже их подписать. Он также обязан предварительно обеспечить все условия, чтобы обеспечить максимально эффективное проведение данного процесса.

Приказ о передаче дел при увольнении

Документальным основанием для формирования такого акта и собственно проведения процесса передачи является соответствующий приказ. Он может быть как общим по предприятию, так и локальным – в отдельном филиале или структурном подразделении.

Он должен отразить причину, почему необходимо провести процесс приема-передачи дел , а также его сроки, дату, закрепить ответственное лицо, состав комиссии и ее председателя. Проходить этот процесс должен не позднее той даты, с которой сотрудник увольняется. Как правило, во время ухода по собственному желанию, сотрудник отрабатывает на предприятии еще дней четырнадцать. В эти сроки должен состояться описанный выше процесс и быть оформлен в должном порядке акт передачи дел при увольнении.

Это процедура фактического предоставления документов, баз данных, программ и информации. А также принимающая сторона (новый работник) может заодно узнать нюансы работы уходящего сотрудника. Это в идеале, а по факту обычно все сводится к составлению незатейливого акта, в котором приводится формальный реестр.

Цели следующие:

гарантия непрерывности рабочего процесса;
возможность показать предстоящий объем работы;
оценить текущее состояние дел;
установление границ ответственности.

На практике процедура играет немаловажную роль в дальнейших отношениях с новым сотрудником. Если он принял дела и документы, то это избавит от конфликтных ситуаций типа «я этим не занимался, я не знаю».

Изначально издается приказ или разрабатывается план — по выбору работодателя. Документы схожи по содержанию. В них важно указать следующее:

стороны;
сроки;
предмет.

Образец плана передачи дел при увольнении

Кого касается

Участников обычно двое: увольняющийся сотрудник и вновь принятый. Бывают исключения. Если замена не найдена, то принимать дела будет любой работник, назначенный приказом руководителя.

На практике в процессе участвуют специалисты разных секторов. Их объединяет одно: наличие оформленных дел или документов, которые можно оставить для дальнейшей работы. Например, специалист отдела ПТО передает чертежи, схемы, топосъемки, результаты геодезических изысканий. Юрист — дела, включая архивные, договоры, служебные записки, переписку в пределах своего функционала. Кадровик — трудовые книжки, личные карточки сотрудников и приказы.

Особенности ухода главного бухгалтера

У главных бухгалтеров повышенная ответственность, поэтому на законодательном уровне на них была возложена обязанность передачи дел при увольнении. Так, раньше этот вопрос напрямую регламентировался Постановлением Совмина СССР от 24.01.1980 № 59 «О мерах по совершенствованию организации бухгалтерского учета и повышении его роли в рациональном и экономном использовании материальных, трудовых и финансовых ресурсов». Затем был закон «О бухгалтерском учете» № 129-ФЗ, который утратил силу.

С 2011 года действует ФЗ «Об бухгалтерском учете» № 402, согласно которому бухгалтер ведет учет и формирует бухгалтерскую (финансовую) отчетность (если функции бухгалтера не выполняет руководитель лично). То есть справедливо и логично требовать от бухгалтера детальной передачи информации и дел. Но такого права требования у работодателя сейчас нет. Выход возможен такой: принять на время отработки увольняющегося главного бухгалтера помощника, который фактически будет рядом и сможет вникнуть в специфику работы.

Чем регламентируется

Трудовой кодекс не содержит требований о передаче дел при увольнении, значит, обязать уходящего сотрудника невозможно.

Некоторые работодатели поступают так: включают в текст трудового договора пункт об обязанности передать дела при увольнении. Но в силу того, что пункт этот касается уходящей стороны, он, как правило, не имеет особенного смысла.

Даже если вы трудоголик и фанат успешного построения карьерной лестницы, периодический отдых нужен и вам. Но стоит иметь в виду, что вместе с выбором курорта, подбором купальника и мечтами о вечерних прогулках по побережью необходимо правильно передать дела коллегам, которые во время вашего отсутствия будут выполнять работу за вас. Как правило, необходимость в приеме-передаче дел и документов между работниками возникает довольно часто, ведь отдыхают все, однако упоминание о такой процедуре во внутренних документах организаций встречается редко. Этот вопрос не нашел отражения в нормативных правовых актах, регулирующих трудовые отношения. Но многие организации самостоятельно устанавливают правила приема передачи дел в локальных нормативных актах. Соблюдение порядка приема-передачи дел, принятого в компании, является обязательным для всех работников.

Передача дел – важный шаг перед отпуском

Конечно, готовясь к отпуску, большинству из нас меньше всего хочется думать о работе и готовить документы, однако надо понимать, что правильная передача дел – это не каприз руководства, а необходимая мера, направленная на организацию бесперебойной работы предприятия. Допустим, если вы секретарь, в ваши обязанности может входить: прием, экспедиционная обработка входящей корреспонденции, поступающей по различным каналам связи, проверка документов на бумажных носителях на предмет правильности доставки, целостности вложений, прием от работников организации исходящих документов, проверка правильности их оформления, наличия и комплектности приложений, регистрация в электронном журнале установленной формы, формирование дел в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечение их сохранности и многое другое. Очевидно, что подобная работа должна выполняться своевременно. Если в компании не один , то все легко решается: другой секретарь, выполняющий те же обязанности, временно будет работать с двойной нагрузкой. Если же секретарь один, то без грамотной передачи дел сотрудник, который не в полной мере знаком с обязанностями секретаря, с работой может не справиться. Как результат – может застопориться работа не только одного участка, но и всей компании в целом.

Окончив институт, я сразу нашла работу в небольшой компании, которая занималась поставками полиграфической продукции. Коллектив был небольшой, но дружный, меня с радостью приняли в свою семью. Поначалу было непросто вникать в обязанности, ведь опыта работы совсем не было, но примерно через месяц-два я уже чувствовала себя уверенно и со своими обязанностями прекрасно справлялась, о чем мне неоднократно говорили руководители. Мне выплачивали неплохие премии, одним словом, место работы для начинающего выпускника ВУЗа было неплохим. И опыта можно было набраться, и научиться выстраивать отношения с коллегами. Перед тем, как идти в отпуск, я мало задумывалась о том, кто будет выполнять мои обязанности и как мне передавать рабочие дела. Второго секретаря у нас не было, но начальство решило, что за меня временно поработает наш менеджер по работе с клиентами. Вкратце я ей рассказала о своих обязанностях (она их и без этого знала, как я считала), и с чистой совестью отправилась в Грецию. Надо ли говорить, что там я практически не отнимала телефон от уха, с работы мне звонили чуть ли не круглосуточно. Ольга, которая осталась работать за меня, не знала, как и что делать, везде ошибалась. После такого отпуска отношения с коллегами испортились, хотя моей вины, я считаю, нет. Мне никто не рассказывал, как передавать дела, и не обучал этому. Евгения, секретарь

Дела и документы передают для того, чтобы рабочий процесс не прерывался, чтобы трудовые обязанности отсутствующего работника выполнялись, а также для оценки объема работы работника, принимающего дела. Инициатором передачи дел и документов является обычно либо работник их принимающий, либо руководитель структурного подразделения, в рамках которого эти дела и документы передаются. Общее правило такое: чем более грамотно вы , тем больше вероятность, что тревожные звонки от сослуживцев не будут портить вам заслуженный отпуск. Поэтому в последние недели перед отпуском надо не только планировать свой отдых и рассматривать отели и пляжи в Интернете, но и готовить дела к передаче. Время подготовки к отпуску вы должны определить самостоятельно, исходя из той роли, которую выполняете в компании: чем серьезнее должность, тем основательнее должен быть подход. Оптимальный срок подготовки – от двух недель до месяца. Заранее составьте план, куда внесите список незавершенных дел с определением степени их важности. Те, которые требуют вашего срочного вмешательства, лучше решить до вашего ухода в отпуск. По поводу остальных лучше дать инструкции коллегам, которые будут вас заменять: куда им звонить или писать в том случае, если вдруг раздастся звонок от важного клиента. Лучше всего найти на время заместителя, который будет проверять вашу рабочую почту, и дать ему доступ к ключевой базе контактов и документов в компьютере, если правила внутренней безопасности компании это позволяют. Если в рабочем компьютере хранятся какие-то личные наработки или суперидеи, их надо перенести на личный компьютер.

За два-три дня до начала отпуска надо разобрать все скопившиеся документы, ответить на все письма и тщательно подчистить «хвосты». Бумаги, которые в ближайшее время не нужны, лучше убрать подальше, чтобы не потерялись. Перед отъездом оставьте начальству и коллегам координаты, по которым с вами можно будет связаться в случае аврала или неразрешимых неприятностей. Также, возможно, стоит установить на свой рабочий почтовый ящик и телефон автоответчик, который будет сообщать пишущим и звонящим, когда вы вернетесь. Это очень удачный и вежливый ход по отношению к партнерам и клиентам.

Я работаю в автосалоне В обществе бытует мнение, что женщины плохо разбираются в автомобилях, но я уже восьмой год доказываю, что это не так. В нашей компании я одна из самых успешных продажников, что сказывается на моем доходе и премиях. Я точно знаю, что мне завидуют мои коллеги-мужчины. И недавно у них был шанс позлорадствовать – я допустила чуть ли не единственный серьезный «косяк» за все время моей работы в этом автосалоне. Перед отпуском я оформила сделку – клиент приобретал дорогой автомобиль. Забрать он его собрался через неделю. Но я в вихре подготовки к отпуску и поездке на море, куда мы впервые собирались поехать с маленьким ребенком (кто был – знает, как это непросто организовать), забыла передать коллеге необходимые документы для этого клиента. В результате клиент свой автомобиль забрал только после моего возвращения, предварительно пожаловавшись на меня руководству. Меня лишили комиссионных, было обидно, конечно. Но ничего, в будущем я таких промахов не допущу. Анна, менеджер по продажам

Оксана Дегтярь

Юрист, специалист по управлению персоналом и сервисом, кадровому делопроизводству

Передачу дел перед отпуском осуществляют либо руководителю структурного подразделения, в рамках которого эти дела и документы передаются, либо назначенному сотруднику. Дела передаются под опись. Нормативными правовыми актами вопрос приема-передачи дел и документов не регулируется, но есть Методические рекомендации по делопроизводству, которые можно использовать для включения подобных положений во внутренние локально-нормативные акты.

Извлечение

(утверждены приказом Росархива от 23.12.2009 № 76)

III. СТРУКТУРА И СОДЕРЖАНИЕ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ

3.1. Общие положения

[…] Инструкцией по делопроизводству предусматривается, что:

[…] при уходе в отпуск, выезде в командировку, на время болезни или в случае увольнения и перемещения по службе работники обязаны передать все находящиеся у них документы работнику, ответственному за делопроизводство структурного подразделения, или другому работнику по указанию руководителя подразделения, при увольнении работника или переводе по службе передача документов и дел осуществляется по акту.

Однако несмотря на отсутствие в законодательных нормах правил приема-передачи дел, организация может самостоятельно установить их в локальных нормативных актах, учитывая специфику деятельности, численный состав работников, их обязанности, ответственность, а также другие факторы, влияющие на необходимость приема-передачи дел и документов во избежание их утери и утраты. В этом случае соблюдение порядка приема-передачи дел будет обязательным для всех работников, ознакомленных с данным локальным нормативным актом в установленном порядке под личную подпись.

Положения о приеме и передаче дел и документов могут быть включены в инструкцию по делопроизводству:

положение о персонале;
правила внутреннего трудового распорядка;
положение о конкретном структурном подразделении и др.

Если же в организации отсутствует хоть какое-нибудь упоминание о необходимости приема-передачи дел в локальных нормативных актах, то в конкретных случаях можно предусмотреть это в приказе (например, на отпуск).

Этап 1: проверка дел и документов.
Важно: Принимаемые дела и документы по своей форме и содержанию должны соответствовать нормам действующего законодательства, в том числе в области делопроизводства и документооборота.
Этап 2: подготовка дел и документов к передаче.
Этап 3: оформление приема-передачи дел и документов.

Если в уходит не рядовой сотрудник, а сотрудник с широком кругом обязанностей, полномочий, то рационально назначить ответственного работника, и передачу дел нужно производить одновременно с вводом в курс дела, передачей текущего состояния дел, телефонов контрагентов и пр..

Основное, на чем стоит сосредоточиться – готовьтесь к уходу в отпуск постепенно, передавая дела и сокращая авральную деятельность по максимуму ко времени отъезда. Просидев в последнюю ночь перед полетом на курорт за важным отчетом, вы рискуете так и не отвлечься от рутинных обязанностей, и весь отпуск мысленно пребывать с коллегами вместо того, чтобы расслабиться. Помните: ваш успешный отпуск в ваших руках.

При использовании материалов сайта сайт указание автора и активная ссылка на сайт обязательны!

Часто работодатели перед увольнением требуют передать дела новому сотруднику. Процедура передачи дел не является обязательной. По общему правилу работник сдавать дела своему преемнику не обязан. Вместе с тем, если трудовой договор, локальные нормативные акты предусматривают такую обязанность, ее неисполнение является дисциплинарным проступком (ч.

1 ст. 192 ТК РФ).

В некоторых случаях оформлять акт сдачи-приемки дел обязательно вне зависимости от того, предусмотрена обязанность передавать дела трудовым договором либо локальным нормативным актом или нет. В частности, такая обязанность предусмотрена при увольнении главного бухгалтера (п. 6 Положения о главных бухгалтерах, утвержденного Постановлением Совета Министров СССР от 24.01.1980 N 59).

Но даже если процедура передачи дел предусмотрена нормативным правовым актом, трудовым договором или локальным нормативным актом, она не должна препятствовать увольнению работника. Дата увольнения определяется законом или соглашением сторон и не может сдвигаться в зависимости от того, передал работник дела своему преемнику или нет.

Пример. Работник написал заявление об увольнении по собственному желанию. Последний день работы и день увольнения - 28 сентября. В соответствии с условиями трудового договора работник обязан при увольнении передать дела преемнику, если он определен не позднее чем за пять рабочих дней до дня увольнения. До дня увольнения процедура сдачи-приемки дел не окончена. Однако работодатель должен оформить увольнение 28 сентября.

Пример. Работник и работодатель договорились расторгнуть трудовой договор по соглашению сторон 20 апреля. Был подписан соответствующий документ. После этого работник приступил к передаче дел преемнику. Сдача-приемка затянулась. 20 апреля работодатель предложил перенести дату увольнения на 25 апреля. Работник отказался и после 20 апреля на работу не вышел. Работодатель оформил увольнение только 25-го числа.

В данном случае работодатель должен нести ответственность за задержку оформления увольнения работника.

Пример. Главный бухгалтер написал заявление об увольнении. На следующий день он заболел и на работу не вышел. Срок предупреждения об увольнении истек до выздоровления работника. Работодателю придется оформить увольнение без подписания акта сдачи-приемки дел.

Кроме обязанности передать дела новому работнику в трудовые договоры и локальные нормативные акты надо включить условие об обязанности принять дела от увольняющегося в случае принятия или перевода на соответствующую должность.

Принимать дела может только лицо, с которым уже заключен трудовой договор. В противном случае никаких оснований для подписания преемником акта сдачи-приемки дел нет. В то же время новый работник, принимающий дела, выполняет некоторые обязанности по трудовому договору и вправе требовать оплаты за труд.

При переводе другого сотрудника на должность увольняющегося процедура сдачи-приемки дел осуществляется на основании соглашения о переводе на другую работу (ст. 72 ТК РФ). Если же прием дел осуществляется за пределами рабочего дня или в выходные (праздники), сотрудник, принимающий дела в рамках перевода на другую работу, и увольняющийся работник имеют право на доплаты, предусмотренные ст. ст. 152, 153 ТК РФ.

Особенности процедуры сдачи-приемки дел работодателям придется разрабатывать самим. За основу можно взять нормативные правовые акты, которыми в разные годы устанавливалась процедура сдачи-приемки дел для отдельных категорий работников (см., например, Инструкцию о порядке приема-сдачи дел главными бухгалтерами (старшими бухгалтерами на правах главных бухгалтеров) централизованных бухгалтерий (бухгалтерий), учреждений, предприятий и организаций системы Министерства здравоохранения СССР, утвержденную Минздравом СССР 28.05.1979 N 25-12/38).

Еще по теме 1.4. Передача дел:

4.2. Третейский суд: потенциал, обзор третейских судов РФ, специфика рассмотрения дела, примеры третейских оговорок. Ограничения в передаче дел. Рассмотрение третейским судом споров из кредитных договоров и об обращении взыскания на предмет ипотеки. Переход третейской оговорки при уступке прав
62. Процессуальный порядок рассмотрения дел об административных правонарушениях.
64.Рассмотрение дела в порядке надзора в Президиуме ВАС РФ, полномочия Президиума.
35. Территориальная подсудность и ее виды. Порядок передачи дела из одного суда в другой суд.
Понятие и виды подсудности. Виды территориальной подсудности. Последствия несоблюдения правил подсудности. Порядок передачи дел в другой суд.
Билет №31 1. Последствия несоблюдения правил подсудности. Порядок передачи дела в другой суд.
Порядок обращения и рассмотрения дел в Европейском Суде по правам человека. Акты Суда и их исполнение.
Приостановление судебного производства по делу, исполнения судебного решения

- Авторское право - Адвокатура - Административное право - Административный процесс - Антимонопольно-конкурентное право - Арбитражный (хозяйственный) процесс - Аудит - Банковская система - Банковское право - Бизнес - Бухгалтерский учет - Вещное право - Государственное право и управление - Гражданское право и процесс - Денежное обращение, финансы и кредит - Деньги - Дипломатическое и консульское право - Договорное право - Жилищное право - Земельное право - Избирательное право - Инвестиционное право - Информационное право - Исполнительное производство - История государства и права - История политических и правовых учений - Конкурсное право - Конституционное право - Корпоративное право - Криминалистика - Криминология - Маркетинг -